Our Service

「​会議」改善までの流れと、具体的なサービス内容

​基本プラン(一例)

​ヒアリング

​プラン作成・提案

​改善プラン実行

​マニュアル作成

・ご担当者様へ現在の会議状況、それによる業務の圧迫状況をヒアリング

・保育士、他スタッフ様へのヒアリング

・場合によっては実際の会議を見学

・ヒアリング内容をもとに改善までのプランを作成し、

 ご担当者様へご提案いたします。

<例>

​効率的な会議に必要な基礎知識を研修で補います。

・ロジカルシンキング研修 ・フレームワーク思考研修 ・司会進行役研修 他

新しい進め方による会議を実際に園の保育士さん・スタッフさんと一緒に行い、疑問点や修正点を洗い出します。

​園の皆さまにて何度か実行いただき、新しい進め方を浸透させます。

​・改善したアジェンダを継続的に活用する為に、

 貴社専用の会議マニュアルを作成し、納品します。

​改善完了!

​導入モデル

実際に行った、ヒアリング~改善完了までの一例

​現状ヒアリング

​月4回、勤務終了後19時から始まる全体会議。園長と当番の保育士が

参加し、季節の病気についてや保護者対応について、その他経過報告、

意見交換を行っている。終了時刻はだいたい21時半~22時過ぎ。

​POTATOスタッフが、実際の会議を見学

​司会進行役は園長。報告事項の後に近くに控える行事や遠足についてアイデア出しを行う。和やかな雰囲気の中、ベテラン・新人限らず保育士全員が意見を述べることを推奨しているが、会議内容が事前に知らされていない為、挙手制を取っても有効な意見が出ていない。園長が保育士一人一人を指名し意見を聞くものの、議題と逸れた回答が多く、数十分の時間を使う為、保育士の集中力も散漫している様子。行事や遠足については明確に決まらないまま、次の会議に持ち越されることに。

​ヒアリング・会議見学をもとに作成した改善プランを実行

​・各1時間半、2日間に分け会議の基礎研修を開催し全スタッフが参加。

 実際のアジェンダに合わせ、様々な企業で導入されている思考フレーム

 を用いて話を進めるグループワークを実践。ここでは、目標と現状を

 比較して問題を洗い出す「As is / To be」フレームを使い、

 "園児の忘れ物を減らすには"というテーマについて議論した。

​・スタッフが使用している日報に、園長が会議アジェンダを事前に共有。

・1回の会議を最大1時間半迄とし、各議題に相応しい時間配分を行った。

・各議題に対して有効なフレームを設定。それに準じて話を進める事で、

 意見が散漫するのを防ぎ、決定までの道筋を簡略化。

・アイデアが必要な議題に関して、誰かの発言に意見や批判を行わない

 「ブレスト」の時間を設け、ベテランが新人の、園長が全保育士の発言を

 絶対的に受け止める仕組みを作り、当事者意識を醸成。

・各議題が時間通り、スムーズに決定した場合は、全員で拍手。

​                             など

​<会議内容の改善ポイント>

POTATOスタッフによる​2日間の研修、2度の会議同行、

​園の皆さまによる数回の会議実践の後、アジェンダが確定。

オリジナル会議マニュアルを作成、納品

改善から時間が経ち形骸化することを防ぐ為、また園長が不在の際や、産休・育休、退職などスタッフの入れ替えが起こった際にも効果的な会議が継続的に行われるよう、会議の進め方、内容に応じて使用するフレーム、発言に関する決め事など、確定した事項を一つのPDF資料にまとめ、

オリジナル会議マニュアルとして納品。

会議時間

​改善前:3時間前後

※19時開始~22時終了

 改善後:1時間 

※19時開始~20時終了